26-03-2016 / nieuws / Mrtijn Baak
Trots op onze samenwerking

XTENSIONAL HELPT VRUMONA BIJ SAP-UPGRADE

Vrumona is een dochteronderneming van Heineken Nederland, gevestigd te Bunnik (daar waar die grote gele stapels met kratten langs de A12 staan). De onderneming produceert frisdranken, waaronder de eigen merken Sourcy, Sisi, Royal Club en Crystal Clear. Het water voor Sourcy komt daadwerkelijk uit een bron onder het eigen terrein in Bunnik. Daarnaast wordt er onder licentie Pepsi, 7UP, Mountain Dew en Rivella geproduceerd en wordt er voor Heineken bier in blik afgevuld. Het bedrijf bestaat sinds 1945 en is sinds 1968 onderdeel van Heineken. 

PLANNING

In 1999 is SAP geïntroduceerd bij Vrumona. De toenmalige versie (voor de kenners: 4.0B) draaide tot voor kort nog steeds op een stabiele wijze, maar aangezien er op deze versie door SAP al enige tijd geen actieve ondersteuning meer plaatsvond en er zo langzamerhand op steeds meer nieuwe ontwikkelingen alleen op een houtje-touwtje-achtige wijze konden worden aangesloten, was het toch hoog tijd om over te gaan tot een upgrade naar de nieuwste versie.

Bij de initiële planning in juni 2015 werd onderkend dat de bedrijfsvoering bij Vrumona (gestuurd door vraag uit de markt met pieken in zowel de zomer als de winter) het alleen toeliet om te kunnen omgaan met een (mogelijke) verstoring van de productie en/of uitlevering in februari/maart ofwel oktober/november. Uitgaande van dit vaststaande feit werd er in eerste instantie ingezet op een zeer uitdagende planning met als beoogde go-live periode februari/maart 2016. Hoewel velen er gedurende een groot deel van het project stiekem van uit gingen dat dit dan uiteindelijk wel oktober/november 2016 zou gaan worden, is dit inderdaad gelukt.

UITVOERING

De SAP-upgrade bij Vrumona was geen klassieke upgrade. Bij een klassieke upgrade wordt eerst de Development omgeving naar een nieuwe versie gebracht. Alles wat er daar dan niet werkt wordt gerepareerd. Vervolgens vindt er een upgrade plaats van de Test/Acceptatie omgeving. Hierin worden de in de Development omgeving aangebrachte wijzigingen ingespeeld. Vervolgens vinden er daarin Acceptatietesten plaats. Wat er daar dan nog misgaat wordt weer in de Development omgeving gerepareerd. Enzovoorts, totdat alles naar behoren werkt. Als laatste stap wordt dan vlak voor het go-live weekend de Productie omgeving afgesloten. Hierop vindt ook de upgrade plaats en tenslotte worden alle reparaties op gevonden defecten ook daar ingespeeld. Dit was niet mogelijk bij Vrumona. De oude versie 4.0B week te veel af van de nieuwste (SAP ECC 6) versie. Vandaar dat er (met hulp van SAP Nederland) is gekozen voor een andere methode. Hiervoor is een Sandbox omgeving in de nieuwste versie ingericht, waarnaartoe de data uit de Productie omgeving zijn gekopieerd via een data migratie workbench. In deze Sandbox zijn alle processen afgespeeld (inclusief 215 interfaces van/naar andere systemen). Stuk voor stuk zijn alle onvolkomenheden gerepareerd (uiteindelijk zijn er toen ruim 500 ‘gaps’ geconstateerd). De controle op de juistheid en volledigheid van de data migratie heeft plaatsgevonden middels een drietal achtereenvolgende kopieersessies vanuit een kopie van de Productie omgeving naar een kopie van de Sandbox omgeving (via de eerder genoemde data migratie workbench van SAP). De respectievelijke foutpercentages waren 5, 1 en 0.

In de maanden januari/februari hebben de gebruikerstesten plaatsgevonden. Hierbij zijn een kleine 300 testscenario’s uitgevoerd in de procesclusters Master data, Demand to Warehouse, Order to Cash, Plant Maintenance, Procure to Pay en Record to Report. Hierbij werden opnieuw alle aanpalende systemen (via die 215 interfaces) niet gespaard. Ook hier werden weer zo’n 250 issues genoteerd en opgelost.

SUCCESVOL

Xtensional heeft Vrumona gedurende het hele traject voornamelijk in de procesclusters Procure to Pay en Order to Cash geassisteerd. Mede hierdoor is de go-live op 14 maart zeer succesvol verlopen. In de eerste week zijn er niet meer dan 5 issues vastgelegd met hoge prioriteit. Kritieke issues waren er al helemaal niet. Na twee dagen draaien met het nieuwe systeem wenste een van de managers de projectverantwoordelijken veel succes in het komende weekend. Hoezo komend weekend? Het is al gebeurd in het afgelopen weekend. Echt waar? Wow! Niets van gemerkt. Van enige verstoring van productie en/of uitlevering is dan ook geen sprake geweest. Gefeliciteerd Vrumona!